Datenschutzhinweise für die Nutzung von Microsoft Teams

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die
CaderaDesign GmbH | Frankfurter Str. | 87Bürgerbräu | 02 Sudhaus | 97082 Würzburg und Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond WA 98052-6399 USA

Nutzungshinweise:

Beim Aufruf der Internetseite von Microsoft-Teams ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Die Internetseite müssen Sie allerdings nur einmalig zum Download der Applikation herunterladen.
Sollten Sie die Anwendung nicht herunterladen wollen, ist die Nutzung des Programms nur über Ihren Browser möglich über die Webseite von Microsoft Teams.

Welche Daten werden von den Verantwortlichen verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Es werden verschiedene Daten von den Verantwortlichen gespeichert. Dies hängt auch davon ab welche Angaben Sie bei der Teilnahme an der Online-Sitzung machen.

CaderaDesign GmbH:

Inhaltsdaten: CADERADESIGN speichert den Chatverlauf als Textdatei, soweit diese während der Sitzung genutzt werden, freigegebene Daten, die Sie während der Online-Sitzung zur Verfügung stellen sowie ggf. Screenprints, Video- und Anrufmitschnitte nach vorheriger Zustimmung durch Sie.
Durch CADERADESIGN kommt keine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

Microsoft Cooperation

Im Rahmen der Bereitstellung des Diensts speichert Microsoft Teams unterschiedliche Arten personenbezogener Daten.

• Inhaltsdaten: Besprechungen, Chats, Voicemails, freigegebene Dateien, Aufzeichnungen und Transkriptionen.
• Metadaten Meeting: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern (bei Audioteilnahme), Ort
• Profildaten: Daten, die Sie bei der Anmeldung zu Microsoft Teams angeben, wie z.B. der Anmeldename, die E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild und Ihre Telefonnummer. Die Eingabe wird von Ihnen gesteuert.
• Anrufverlauf: Ein detaillierter Verlauf der Telefongespräche, die Sie vornehmen, ermöglicht es Ihnen, Ihre eigenen Anrufaufzeichnungen zu einem späteren Zeitpunkt zu durchsuchen.
• Daten zur Anrufqualität: Ihren Systemadministratoren stehen Details zu Besprechungen und Anrufdaten zur Verfügung. Damit können Ihre Administratoren Probleme im Zusammenhang mit schlechter Anrufqualität und der Nutzung des Dienstes diagnostizieren.
• Support-/Feedbackdaten: Informationen im Zusammenhang mit Problembehandlungstickets oder an Microsoft gesendetem Feedback.
• Diagnose- und Dienstdaten Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung. Diese personenbezogenen Daten ermöglichen es Microsoft, den Dienst bereitzustellen (Problembehandlung, Sicherung und Aktualisierung des Produkts sowie Überwachung der Leistung) sowie einige interne Geschäftsvorgänge auszuführen, z. B.
  o Entwickeln von Metriken
  o Ermitteln der Dienstnutzung
  o Durchführen der Produkt- und Kapazitätsplanung

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten ist primär § 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben. Für Sie besteht jederzeit ein Widerrufsrecht.
Unabhängig davon erfolgt eine Datenverarbeitung auch auf Basis für die Erfüllung eines Vertrags nach § 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen (z.B. Projekte) durchgeführt werden.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der CADERADESIGN GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

CADERADESIGN GmbH

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis besteht dann, wenn die Daten für die Erfüllung vertraglicher Pflichten benötigt werden oder zur Prüfung von Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüchen.
Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Microsoft Cooperation

Microsoft Teams behält Ihre Daten während des für die Bereitstellung des Diensts minimal erforderlichen Zeitraums bei.
Da diese Daten für die Bereitstellung des Diensts erforderlich sind, bedeutet dies in der Regel, dass personenbezogene Daten aufbewahrt werden, bis der Benutzer die Verwendung von Microsoft Teams beendet oder wenn der Benutzer persönliche Daten löscht.  Falls ein Benutzer (oder ein Administrator im Namen des Benutzers) die Daten löscht, wird Microsoft dafür sorgen, dass alle Kopien der persönlichen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht werden.
Wenn ein Unternehmen die Verwendung des von Microsoft angebotenen Diensts beendet, werden die entsprechenden persönlichen Daten zwischen 90 und 180 Tagen nach Einstellung des Dienstes gelöscht.
Unter bestimmten Umständen erfordern örtliche Gesetze, dass Microsoft Teams Telefonaufzeichnungen (für Abrechnungszwecke) für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt. Unter diesen Umständen folgt Microsoft Teams den Gesetzen der jeweiligen Region bzw. des jeweiligen Landes.
Wenn ein Unternehmen außerdem fordert, dass Microsoft Teams die Daten eines Benutzers zur Unterstützung einer rechtlichen Verpflichtung aufbewahren, wird Microsoft der Anforderung des Unternehmensadministrators Folge leisten.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

CADERADESIGN GmbH
CADERADESIGN gibt keine Daten an Dritte weiter.

Microsoft Cooperation

Die Daten können an Dritte weitergegeben werden, soweit dies für die Erfüllung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Der Empfänger ist abhängig vom Vertragsverhältnis und kann nicht allgemein benannt werden.
Weiterführende Informationen sind unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy einsehbar.

Wo werden die Daten verarbeitet?

CADERADESIGN GmbH
Im Falle einer Datenspeicherung wie oben beschrieben, werden die Daten auf dem Fileserver von CADERADESIGN gespeichert.

Microsoft Cooperation

Weiterführende Informationen sind unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy einsehbar.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Unser Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
CaderaDesign GmbH – Datenschutzbeauftragter – Frankfurter Str. 87 | Bürgerbräu | 02 Sudhaus| 97082 Würzburg
E-Mail: datenschutz@caderadesign.de

Beschwerderecht

Im Falle datenschutzrechtlicher Bedenken steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer beliebigen Aufsichtsbehörde zu. Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist z.B. der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Aufsichtsbehörden sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

gez. MHZ, gez. 29.4.2021